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                項(xiàng)目經(jīng)理必須關(guān)注的開會(huì)十大關(guān)鍵問題!

                2021-06-01 10:24:30
                0篇 作品
                2581 總閱讀量

                本文將著重論述對(duì)虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議至關(guān)重要的幾個(gè)關(guān)鍵問題。我們一起逐一審視這些關(guān)鍵問題,以便讓接下來(lái)的任何會(huì)議都取得成功。


                1.情境

                你首先要考慮的是會(huì)議是否合適和有必要。

                大多數(shù)虛擬團(tuán)隊(duì)的工作都是在會(huì)議之外,使用協(xié)作工具進(jìn)行的。虛擬團(tuán)隊(duì)的會(huì)議是相對(duì)復(fù)雜的,特別是當(dāng)參會(huì)人跨多個(gè)時(shí)區(qū)、多種語(yǔ)言、不同文化和不同代際的時(shí)候。雖然會(huì)議可以讓參會(huì)人員更好地互相了解,并實(shí)時(shí)互動(dòng),但并不是每種類型的工作都需要通過會(huì)議完成。

                例如,許多人使用虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議來(lái)共享幻燈片上的信息—— 其實(shí)這并不需要實(shí)時(shí)分享,可以在會(huì)前直接發(fā)給參會(huì)人。還有些人只選擇使用虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議,從不考慮其他工作方式。所以,請(qǐng)捫心自問:“為什么需要開虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議,并且,僅開一次會(huì)就能達(dá)到我想要的結(jié)果嗎?” 

                2.參會(huì)人

                當(dāng)你想清楚為什么要開會(huì)并選擇開會(huì),接下來(lái)就要考慮需要參會(huì)的人員了。

                是否需要每個(gè)人都參加?他們的角色是什么?他們能給會(huì)議帶來(lái)什么?他們需要使用何種資源來(lái)參加會(huì)議(可能需要特定登錄技術(shù)或翻譯)?參會(huì)人會(huì)給你帶來(lái)怎樣的復(fù)雜的問題需要你處理?在這里回顧一下團(tuán)隊(duì)成員的文化差異、身份背景和相互的信任度等是很有用的。 

                3.等級(jí)和辦公室政治

                當(dāng)你確定了虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議的參會(huì)人后,需要考慮以下這些問題。

                參會(huì)人在組織中處于不同層級(jí)嗎?如果是的話,級(jí)別差異會(huì)干擾會(huì)議嗎?可以考慮通過匿名發(fā)言或小組討論得出結(jié)論,而不是強(qiáng)調(diào)是誰(shuí)具體貢獻(xiàn)了何種想法。你可以安排一個(gè)中立人員收集每位參會(huì)人的意見,然后將這些意見公布到共享屏幕上。會(huì)議引導(dǎo)者必須保持中立態(tài)度,并得到每位參會(huì)人的信任,否則思想的流動(dòng)就會(huì)停止。

                另一種有效方式是安排人們提前匿名提交他們的想法。請(qǐng)記住,如果以電子文件形式提交,有些人可能覺得自己會(huì)被追責(zé),從而阻礙他們的參與和投入。匿名提交也可以降低辦公室政治對(duì)會(huì)議產(chǎn)出的影響。

                4.技術(shù)

                虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議需要技術(shù)的支持,這種技術(shù)允許不同地方的人同時(shí)進(jìn)行交流。一些可能的同步技術(shù)包括即時(shí)消息、視頻、共享屏幕+音/視頻會(huì)議、智能白板+音視頻會(huì)議、共創(chuàng)工具、視頻直播、高清視頻會(huì)議室和虛擬世界。

                作為虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者,請(qǐng)確保所有的參會(huì)人都能夠使用要用的技術(shù),并獲得相同的服務(wù)質(zhì)量和體驗(yàn)。

                5.講話的語(yǔ)調(diào)語(yǔ)氣與音頻質(zhì)量

                人們說(shuō)話交流其實(shí)包含了3 種交流方式:所用詞語(yǔ)本身、說(shuō)話的語(yǔ)調(diào)語(yǔ)氣和肢體語(yǔ)言。如果你看不見肢體語(yǔ)言,單靠說(shuō)話聲音,就像參加電話會(huì)議,那么,最重要的事情是人們既能聽清發(fā)言者的每句話,也能聽清所使用的語(yǔ)調(diào)語(yǔ)氣。

                我建議,虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者需確保他們開會(huì)時(shí)的音頻質(zhì)量盡可能高,無(wú)論他們使用哪種技術(shù)。

                6.風(fēng)險(xiǎn)和問題

                可能出現(xiàn)什么問題?在你的會(huì)議上, 有什么比計(jì)劃的會(huì)議內(nèi)容更重要?風(fēng)險(xiǎn)絕對(duì)是最需要考慮的不確定因素。它們可以是正面的機(jī)會(huì),也可以是負(fù)面的威脅,所以,考慮一下可能會(huì)發(fā)生的問題,以及你的應(yīng)對(duì)方案。是否有其他人能夠比你更好地處理一些風(fēng)險(xiǎn)?回顧一下你面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn),看看什么已經(jīng)改變,什么需要做必要的調(diào)整。

                我發(fā)現(xiàn),虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議中的許多風(fēng)險(xiǎn)來(lái)自參會(huì)人(或沒參會(huì)的人)和技術(shù)。大多數(shù)虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議都會(huì)由于某種技術(shù)故障而延遲幾分鐘開始,即使這里有最有經(jīng)驗(yàn)的參會(huì)人和最可靠的技術(shù)。因此,我習(xí)慣在會(huì)議正式開始前5分鐘接通電話,并且看看有誰(shuí)已經(jīng)加入會(huì)議和他們身在何處。這使得會(huì)議正式開始前,任何技術(shù)問題都能有時(shí)間進(jìn)行解決。

                7.我們不是機(jī)器

                當(dāng)你計(jì)劃召開虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議時(shí),請(qǐng)記住我們是人,不是機(jī)器。這一事實(shí)常被忽視, 甚至被遺忘。

                我想知道,你是否參加過這樣的虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議,會(huì)議持續(xù)了幾個(gè)小時(shí),人們需要一直看著屏幕而沒有中場(chǎng)休息。我堅(jiān)信,肯定不止我一個(gè)曾在虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議中, 悄悄起身去洗手間。當(dāng)我問人們在電話會(huì)議里聽到?jīng)_廁所的聲音是否介意時(shí),大多數(shù)人都表示介意。

                你應(yīng)該計(jì)劃好休息時(shí)間,讓人們可以喝點(diǎn)東西,去個(gè)洗手間。會(huì)議時(shí)間可能對(duì)你來(lái)說(shuō)不是用餐時(shí)間,可對(duì)于其他時(shí)區(qū)的同事, 可能正好是他們的用餐時(shí)間。如果他們不渴、不餓,或者盤腿而坐,肯定會(huì)更集中注意力參會(huì)。我有一個(gè)經(jīng)驗(yàn)法則,虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議每開1小時(shí)要休息一下,最長(zhǎng)90分鐘必須稍事休息。

                8.一個(gè)會(huì)議還是多個(gè)會(huì)議? 

                最好確認(rèn)一下,虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議是否需要分成一系列較短的會(huì)議。因?yàn)殡S著時(shí)間的推移,只舉辦一次長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議,往往會(huì)對(duì)虛擬團(tuán)隊(duì)工作產(chǎn)生反作用。

                我采訪了一家英國(guó)公司的設(shè)計(jì)工程師湯姆,他被要求參加在美國(guó)日間舉行的會(huì)議, 他的同事都參會(huì)。起初湯姆很高興能遠(yuǎn)程參加,這意味著他不必旅行,不用倒時(shí)差,也不用耽誤好幾天的工作。但實(shí)際上,會(huì)議是電話會(huì)議,這意味著他需要從英國(guó)時(shí)間下午2:00到晚上10:00一直坐在辦公室的辦公桌前打電話。

                他是唯一的遠(yuǎn)程參與者,因?yàn)槠渌硕荚诩~約。他告訴我,在會(huì)議的大部分時(shí)間里,同事們似乎把他忘得一干二凈,除了同事們需要他提供意見的時(shí)候。但在那時(shí), 他已經(jīng)失去了興趣,在辦公室枯坐8小時(shí)之后,他都快睡著了。同事們喊他的名字,他才參加談話。這是很好地利用了湯姆的時(shí)間嗎?絕對(duì)不是! 

                美國(guó)的同事們?cè)趺床拍茏寽返呢暙I(xiàn)最大化呢?他們其實(shí)可以改變一下會(huì)議方式, 比如,下午3:00在辦公室和湯姆開個(gè)會(huì),晚上9:00再開一次會(huì),這樣湯姆可以從家里接入電話,看看同事們還需要他做哪些說(shuō)明。這樣做很容易,也可以節(jié)省湯姆很多時(shí)間。

                一個(gè)虛擬團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者需要想出更好的會(huì)議設(shè)計(jì)方案,能夠站在每個(gè)參會(huì)人的角度安排會(huì)議,尤其是當(dāng)有人需要遠(yuǎn)程參加,而其他人則在同一個(gè)房間的時(shí)候。

                9.多個(gè)項(xiàng)目讓人很難集中精力

                許多虛擬團(tuán)隊(duì)成員會(huì)同時(shí)負(fù)責(zé)好幾個(gè)項(xiàng)目。請(qǐng)記住,你的會(huì)議并不是他們唯一的焦點(diǎn),而且他們很容易分心。與很多項(xiàng)目經(jīng)理合作的經(jīng)驗(yàn)告訴我,大約有2/3的項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目。大約有30%的人同時(shí)負(fù)責(zé)5個(gè)或更多項(xiàng)目。

                有那么多事情需要同時(shí)考慮,虛擬團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目很容易被忽略,相比之下,本地面對(duì)面的工作更容易得到更多關(guān)注。無(wú)可厚非,本地項(xiàng)目會(huì)獲得更多支持, 因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員可以直接走過去看看事情進(jìn)展得如何。

                所以,如果你的會(huì)議參會(huì)人有許多其他事情縈繞在他們的腦海中,你需要更加努力地確保在你的會(huì)議期間,讓他們集中注意力參加會(huì)議。

                10.重在互動(dòng),而非演講

                很多時(shí)候,虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議全都是演講和演示。人們開不了多長(zhǎng)時(shí)間就離開了,特別是當(dāng)他們忙著做多個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候。團(tuán)隊(duì)工作回顧會(huì)議似乎特別容易發(fā)生這種情況,人們往往用太長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)展示自己的工作細(xì)節(jié)。請(qǐng)記住,如果沒有互動(dòng),人們很容易喪失注意力,所以,工作細(xì)節(jié)這類信息可以在團(tuán)隊(duì)內(nèi)異步共享,而不需要所有團(tuán)隊(duì)成員實(shí)時(shí)在線聆聽。

                凱文·霍爾(Kevan Hall)建議以一種更好的方式來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目工作回顧會(huì):每個(gè)成員只能用5分鐘展示3張PPT。這3張PPT需要包括:工作概況;自己的工作給他人帶來(lái)的啟示;工作中引以為傲的事。

                你可以讓人們列出需要得到別人什么支持(需求),同時(shí),他們還可列出可以為其他團(tuán)隊(duì)成員提供什么支持(貢獻(xiàn)),這種做法很有用。凱文還建議,精簡(jiǎn)參加回顧會(huì)的人數(shù),最好控制在最低限度。


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