正確的范圍界定是項目成功的關(guān)鍵。“當(dāng)它是一個很差勁的范圍界定時， 不可避免的變化會使項目最終的成本提高，這些不可避免的變化會破壞項目節(jié)奏，導(dǎo)致重復(fù)工作、增加項目運行的時間、降低生產(chǎn)功效和工作人員的士氣。” 界定項目范圍所使用的工具和技術(shù)主要有:１) 工作分解結(jié)構(gòu)(WBS) 樣板。以前類似項目的工作分解結(jié)構(gòu)對新項目的分解具有重要參考作用，雖然每個項目都是獨一無二的，但是WBS經(jīng)常能被“重復(fù)使用”，多數(shù)項目間在某種程序上是具有相似性的。２) 范圍分解。分解意味著分割主要工作細(xì)目，使它們變成更小、更易操作的要素，直到工作細(xì)目被明確詳細(xì)地界定，以有助于未來項目具體活動(規(guī)劃、評估、控制和選擇) 的開展。分解的主要方法是工作分解結(jié)構(gòu)分析法。項目組織是為完成項目而建立的組織，一般也稱為項目班子、項目管理班子、項目組等。項目組織的具體職責(zé)、組織結(jié)構(gòu)、人員構(gòu)成和人數(shù)配備等會因項目性質(zhì)、復(fù)雜程度、規(guī)模大小和持續(xù)時間長短等而有所不同。項目組織可以是另外一個組織的下屬單位或機構(gòu)， 也可以是單獨的一個組織。例如，某企業(yè)的新產(chǎn)品開發(fā)項目組織是一個隸屬于該企業(yè)的組織。項目組織結(jié)構(gòu)類型多種多樣，常見的有項目型、矩陣型和直線職能型。各種類型的組織結(jié)構(gòu)適應(yīng)不同的公司規(guī)模及項目需要。
項目質(zhì)量在很大程度上既不同于產(chǎn)品質(zhì)量，也不同于服務(wù)質(zhì)量。因為， 項目兼具產(chǎn)品和服務(wù)兩個方面的特性，同時還具有一次性、獨特性與創(chuàng)新性等自己的特性。所以，項目質(zhì)量的定義和內(nèi)涵也具有自己的獨特性。項目質(zhì)量的獨特性主要表現(xiàn)在如下兩個方面:１) 質(zhì)量的雙重屬性。項目質(zhì)量的雙重性是指項目質(zhì)量既具有產(chǎn)品質(zhì)量的特性，又具有服務(wù)質(zhì)量的特性。這是因為多數(shù)項目既會有許多產(chǎn)品成果，也會有許多服務(wù)性成果。２) 項目質(zhì)量的過程特性。項目質(zhì)量的過程特性是指一個項目的質(zhì)量是由整個項目活動的全過程形成的，是受項目全過程的工作質(zhì)量直接和綜合影響的。由于項目具有一次性和獨特性的特性，所以人們在項目的定義和決策階段往往無法充分認(rèn)識和界定自己明確和隱含的需求，項目的質(zhì)量要求是在項目進行過程中通過不斷修訂和變更而最終形成的。
項目的成本是指在為實現(xiàn)項目目標(biāo)而開展的各種項目活動中消耗資源而形成的各種費用的總和，項目成本管理主要包括項目資源計劃、項目成本估算、項目成本預(yù)算、項目成本控制、項目成本預(yù)測等。
項目的時間進度至少應(yīng)包括每項工作的計劃開始日期和期望的完成日期。項目時間進度可以以提要的形式或者詳細(xì)描述的形式表示， 相關(guān)項目進度可以表示為表格的形式，但是更常用的卻是以各種直觀形式的圖形方式加以描述。主要的項目進度表示形式有項目網(wǎng)絡(luò)圖、條形圖(或稱甘特圖)、里程碑事件圖、時間坐標(biāo)網(wǎng)絡(luò)圖等。在項目管理的5個要素中，項目的界定(范圍) 和項目的組織是最基本的， 而質(zhì)量、時間、費用可以有所變動，是依附于界定和組織的。
